Top | Wiki | Blog | Github  

GTD

GTD (Getting Things Done) は,ストレスなく仕事をするための方法論です.

David Allen 氏により提唱された GTD は,クリエイティブな仕事をしている人にはぴったりな仕事術です.

GTD の考え方で特徴的なのは,仕事と精神的なエネルギーとの関係性について着目している点です.

従来の典型的な仕事は,その総量があらかじめ決まっていてそれだけを着実に行えば確実に「終わる」ものでした.しかし,創造性を求められる知的活動を主とした仕事では,必ずしも総量を定義できず「仕事の終わり」が非常に曖昧になっています.

そこで GTD です.

:-x とりあえずここまで(笑

非常にわかりやすい解説が最近公開されました⇒図解GTD

ツール

GTD を実践するためのツールは,すでに様々な形で流通しています.アナログ的な手法からディジタルな手法まで様々あります.とりあえず自分が使用しているツールをここで紹介しておきます.

Remember The Mlik

Remember The Milk は,無料のウェブサービスです.最近,日本語にも対応しました.翻訳作業には密かに私も参加しました.

使い始めてすぐは,多少操作性に迷う点があるかもしれませんが,慣れてくれば非常に使いやすいツールです.所定の形式に従えば,E-Mailからのタスク登録も簡単にできます.

各タスクは,タスク名,時刻設定,リピートの設定,タグ,URL,ノートなどの要素から構成されています.終了時刻の指定は,TodayやTomorrow 9am などのような表現でエントリーすることができます.また,タスクの実行時刻になると,メールやメッセンジャーでリマインドしてくれる機能もあり,タスクのチェックし忘れを防止できます.他にも,設定した他のユーザとタスクを共有したりと非常に多機能です.

HipsterPDA

これはタスク管理のアナログ的な手法です.ポケットに入るサイズの紙を複数枚クリップで束ね,ペンと一緒に持ち歩くことで,いつでも思いついたことを書き込んだり,あらかじめ書き出しておいたタスクをチェックすることができます.

自分用のシートとして,こんなもの(:hipsterpda_sample_060901.pdf)を作っています.このシートと白紙をクリップで束ねて持ち歩いています.D*I*Y Planner Hipster PDAでは,シートのテンプレートが頒布されています.PockerModのようなサービスもあるようです.

より詳しい情報は,こちらで公開されています.

TaMa

TaMa は,Windows アプリケーションで,ガントチャートによるグラフィカルなタスク管理が可能です.特に GTD を意識して設計されているわけではないですが,GTD のフローのうち,In-box と Project の管理に利用しています.TaMa では,各タスクが実行前,実行中,完了の3つのステータスで見分けることができます.そして,関連のあるタスクはフォルダにまとめることができます.Done フォルダも準備できます.

自分の場合,In-box と Project というフォルダを作成し,発生した新規タスクを In-box に入れます.Project には,複数のプロジェクトを管理するためにサブフォルダを準備しておきます.In-box から Project のサブフォルダに移されたタスクについては,期限が決定した段階で RememberTheMilk に登録し,TaMa上でのアイコンを実行中にしておきます.サブフォルダに含まれるすべての項目が処理できたら,アイコンを完了にして,サブフォルダごとDoneフォルダ入れます.

以上のような一連の流れで,GTD を実践しています.

iGTD

2006年末に Mac に Switch してからは,Mac のツールで GTD しています.これまでいろいろなツールを試してきましたが,現在(2007-08-14)はこのツールに落ち着いています.

OmniFocus

The Omni Group から発売されているGTD専用ツールです.非常に使いやすいツールで現在(2008-04-01)はこれを利用しています.最近,日本語表示に対応しましたが,正直なところ英語のままの方が見やすいのです...:-p 設定で変えられるようにならないかな.

コツ

これまで GTD を実践してきて気付いたことを列挙します.GTD の使用上の注意点と言えるかもしれません.

タスクは,主語+動詞で登録する.

In-box にタスクを登録する時に,思いついたことを名詞で登録するのではなく,必ず動詞をくっつけてから登録する.例えば,牛乳を買うことを思いついたら「牛乳」を登録するのではなく,「牛乳を帰りに買う」とかする.こうすると,週次レビューの時に次のタスクを連想しやすくなる.「どの牛乳を?」「来週の火曜?」などなど.また,理由もなくタスクを後回しにすることが少なくなる.

タスクは,極力細分化する.

あるプロジェクトのタスクが十分に細分化されていないと,次に何をして良いかを決められなくなる.また,そのタスクをいつすれば良いかという意志決定をする時に,丁度良い時間帯に設定することが困難になり,結果としてそのタスクは先送りされやすい.細分化を励行することで,プロジェクトの全容理解を深く行うことができると同時に,タスクの先送りが無くなるので確実に前に進めることができる.

プロジェクトは,目的をハッキリさせる.

GTDでは,複数のアクションが重なるとプロジェクトとして扱うが,プロジェクト全体として目的がハッキリしていないと結局先送りされやすい.従って,プロジェクトを用意する時には,タスクを細分化し,それらを連結するとどんなアウトプットが得られるのかを連想すると良い.アウトプットをイメージすることで,タスクの細分化も行いやすくなる.「このプロジェクトってなんでリストに登録してあるんだっけ?」と思い起こす.

トリガーリスト

頭の中から目の前の紙へとタスクを書き出す時に,作業の手助けとなるのがトリガーリストです.予めトリガーリストに自分への問いかけとなる文章を記述しておくだけですが,GTDによるタスク管理の効果を向上させる重要なリストです.

詳しくは,ここを参照.

ツールを使い分ける

自分にとって,GTD によるタスク管理は2つの側面を持っています.

  1. リマインダ
  2. リザーブ

リマインダは,些細なことも含め,未来の予定を忘れずに実行するために利用します.GTD的に言えば,現在心にひっかかって影響を及ぼす事項を書き出すことで余計な心配をしないで済む状態です.これを管理するには,Remember The Milk が最適です.

リザーブは,仕事の連続性を保つために利用します.GTD 的に言えば,関連する複数のタスクを集合(=プロジェクト)として扱い,タスクの優先度を見極め,次に何をするべきかを迷わない状態です.GTD で強調されているタスク管理は,このリザーブという行動がメインだと私は把握しています.

GTD を実践することで良いことは,次にすべきことが明確になることで,何をすれば良いかについて迷うストレスを軽減させ,時間を節約することでしょう.よく考えると,連続性を求められるタスクとリマインドが必要になるタスクは本質的に異なっています.なので,私はこれを別々のツールを利用することで切り分けています.この点で,GTD の言う「すべてのタスクを一カ所に集める」というルールに反していますけど,個人的には切り分ける方が正解だと思います.

リザーブに適したソフトは,タスク間の重要性や優先度を視覚的に理解することができるソフトです.現在のところは,iGTD がお勧めですね.同ソフトはまだ開発途中で,まだまだ進化するでしょう.